4.2 ADMINISTRACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Los Sistemas de Información que apoyan el proceso de
toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones
(DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS), Sistemas Expertos
de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de Información para
Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos
que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se
desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
través del uso de la tecnología de información.
La administración de sistema de información.
Presenta reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Con
frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza
externa. La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con
frecuencia y, por tanto, la información necesaria para ello debe prepararse con
regularidad.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
´ Las distintas clases de
sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades.
´ Las organizaciones se
pueden estructurar en 4 niveles: el nivel operativo, constituido por los procesos
físicos de producción y distribución; el nivel de control operativo, el nivel
de las decisiones tácticas, y el nivel de las decisiones estratégicas. Las
decisiones son estructuradas, semiestructuradas o no estructuradas, según el
nivel (a medida que subimos en la pirámide, las decisiones son cada vez menos
estructuradas).
La siguiente figura 4.1
ilustra los diferentes niveles en una organización y el tipo de decisiones que
en cada uno de ellos intervienen
FIGURA 4.1 PIRAMIDE DE LOS 4 NIVELES DE ORGANIZACION
SISTEMAS DE INFORMACION
TRANSACCIONALES
´ Los sistemas de
información transaccionales, por lo tanto, están destinados a satisfacer las
necesidades del nivel operativo:
´ explotan la capacidad y
velocidad de las computadoras para almacenar y procesar grandes volúmenes de
datos;
´ realizan operaciones
repetitivas y relativamente sencillas; y contribuyen a automatizar las tareas
más rutinarias y tediosas
´ Los sistemas
transaccionales son conocidos también con las siglas TPS (Transaction
Processing Systems), y cuando el procesamiento se realiza en tiempo real
(es decir, cuando el procesamiento de los datos es simultáneo a los hechos) se
los conoce como OLTP (On Line Transaction Processing).
SISTEMAS ERP
´ “Un sistema ERP es un
paquete de programas estandarizados que le permite a una compañía automatizar e
integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos y
prácticas entre todos los miembros de la organización, y producir y acceder a
la información en un ambiente de tiempo real.”
´ La sigla ERP, en inglés
Enterprise Resource Planning, significa Planificación de los recursos
de la empresa.
´ El término ERP proviene
de los sistemas denominados MRP (Material Requirement Planning) de los
años 60 y que luego evolucionaron a los MRPII en los años 80, aunque en este
caso significaba Manufacturing Requirements Planning. Cuando en
los años 90 los alcances se extendieron a las áreas de finanzas, recursos
humanos, compras y ventas, entre otras, estos sistemas se denominaron Enterprise
Resource Planning.
SISTEMAS DE APOYO A LA
TOMA DE DECICIONES (SAD).
´ Son sistemas
computadorizados, casi siempre interactivos, que están diseñados para asistir a
un ejecutivo en la toma de decisiones. incorporan datos y modelos para ayudar a
resolver un problema que no está totalmente estructurado.
´ Objetivo.
´ Apoyar el juicio humano
en el potencial de los procesos del hombre y la maquina sean utilizados al
máximo.
´ ayudan a incorporar la creatividad en la fase
de solución de problemas.
´ Crear herramientas de
apoyo bajo el control de los usuarios.
´ Apoyar a los ejecutivos
de alto nivel en la solución de problemas prácticos no totalmente estructurados.
SISTEMAS PARA NIVEL
SUPERIOR
Executive Information Systems (EIS) / Executive Support Systems (ESS)
Un sistema EIS/ESS es un sistema de información
computadorizado diseñado para proveer a los gerentes acceso a la información
relevante para sus actividades de gestión.
´ Un sistema EIS/ESS soporta actividades estratégicas tales
como la definición de políticas, planeamiento o preparación de presupuestos. El
objetivo de estos sistemas es el de recolectar, analizar e integrar los datos
internos y externos en indicadores.
´ Un sistema EIS/ESS permite monitorear las operaciones e
incrementar la velocidad y precisión del proceso de toma de decisiones. Estos
sistemas permiten tomar decisiones para planificar las actividades del futuro
en la compañía.
ROLES DE LOS SISTEMAS
EN LA ORGANIZACION
TIPOS DE SISTEMAS SEGUN EL NIVEL DE ORGANIZACION Y FUNCION
EMPRESARIAL
Sistemas
de Procesamiento de Transacciones (STP)
Sirven al nivel
operativo en el trabajo diario, permite realizar diversas actividades
relacionadas con el área funcional de la compañia. (p.ej.: impresora fiscal). Ejemplo:
´ ventas y marketing,
´ Producción,
´ Finanzas,
´ Contabilidad y
´ Recursos humanos.
Sistema de Automatización de Oficina
´ Igualmente se encuentra a nivel del conocimiento, los
sistemas de automatización de oficinas (OAS) en cambio ayudan a quienes
procesan la información como secretarias, archivistas, etc.
´ Apoya en actividades tales como procesamiento de texto,
digitalización de conocimiento, y calendarios electrónicos.
Sistemas de Información Gerencial (MIS)
´ Se encuentra a nivel administrativo, brinda informes a
quienes administran una organización Estos informes son resúmenes de las
actividades rutinarias e informes de excepción.
´ Apoya en procesos en tales como: administración de ventas,
control de inventarios, elaboración de presupuestos anuales, análisis de
inversión capital y análisis de
Sistemas
de Apoyo a Decisiones (DSS)
´ Ayuda a quienes deben tomar decisiones que son
semiestructuradas, únicas o que cambian rápidamente. Son más analíticos que
otros sistemas. Son interactivos.
´ Esta a un nivel administrativo y permite realizar análisis
de ventas en las regiones, programación de programas de inducción, análisis de
costos, análisis de fijación de precios y rentabilidad, y análisis de costos de
contrato.
Sistemas
de Apoyo a Ejecutivos (ESS)
´ Sirven al nivel superior de administradores o nivel
estratégico, y le brinda información del entorno.
´ Abarca áreas tales como pronóstico de tendencia de ventas,
planes operativos, pronósticos de presupuestos, planeación de utilidades y de
personal.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION.
• Forman parte de las
actividades de la organización en todos los niveles.
• Estar basado en
tecnología de computación.
• Ser un sistema
hombre-maquina bien proyectado eh eficiente.
• Ser adaptable a
necesidades de cambios, bien diseñado a las necesidades de cambios y avances
tecnológicos.
• Deben de estar
alimentados con información actualizada como:
• Relevancia; datos necesarios para
la aplicación.
• Facilidad; obtención fácil de
valores de datos.
• Claridad; términos claramente
definidos.
• Totalidad; inclusión de todos los
elementos de datos necesarios.
• Esencialidad; exclusión de los
elementos de datos innecesarios.
• Precisión; dominio de valores
suficientemente grande para soportar aplicaciones.
• Identificación; facilidad de
identificación de las entidades.
• Robustez; vista suficientemente
amplia como para no requerir cambios periódicos.
• Flexibilidad; facilidad para la
modificación.
CONCLUSION
En este tema, sobre la administración de los Sistemas de
Información, entiendo que este tipo de administración se enfoca en las
distintas áreas donde la organización necesita mejorar sus procesos, mediante
la automatización y digitalización de actividades, esto con la ayuda de
sistemas de información desarrollados específicamente para cada necesidad, como
lo indica la clasificación de los tipos de sistemas, para cada necesidad existe
una solución.
